Le migliori tecniche di produttività da provare subito

Anche quando inizi la giornata lavorativa con tutte le migliori intenzioni, spesso può essere difficile trovare la giusta forza di volontà per fare tutto. A volte nemmeno i numerosi trucchi per aumentare la produttività, dal seguire una dieta sana al creare un ambiente accogliente per l'ufficio, sono molto d’aiuto in questo senso.

In quei momenti in cui la produttività ti sembra un miraggio ma c’è una scadenza importante che incombe, perché non affidarti a una di queste tecniche provate e testate? Dalla Pomodoro alla Kaizen, questi metodi innovativi provenienti da tutto il mondo hanno dimostrato di essere molto efficaci quando si tratta di produttività sul lavoro. Inoltre, esistono anche molti modi per personalizzare queste tecniche di produttività mettendole in pratica su base giornaliera, settimanale o annuale.

Creata negli anni '80, la tecnica Pomodoro è uno dei sistemi di produttività più facile e datato che esiste, adottato da milioni di persone nel mondo. Il suo fascino risiede principalmente nella sua semplicità, poiché comporta la suddivisione del tempo in blocchi definiti, sfruttando al massimo pianificazione, monitoraggio e registrazione, nonché minimizzando le possibili distrazioni durante lo svolgimento di un lavoro.

Inizia stilando un elenco di attività da svolgere, quindi seleziona l'attività su cui devi concentrarti con maggiore urgenza. Imposta il timer su 25 minuti e lavora fino a quando non suona. Smarca il “pomodoro” completato dall'elenco, fai una pausa attiva di 3-5 minuti e ripeti fino a quando non hai completato quattro “pomodori”. A questo punto, prima di tornare al lavoro puoi fare una pausa di 15-30 minuti. Se vieni interrotto durante le sessioni di lavoro da 25 minuti, prendi nota della pausa o, se possibile, ignora la distrazione fino a quando non suona il timer. Puoi tenere traccia dei “pomodori” con con una app, ma anche utilizzare il cronometro del telefono o un timer da cucina. Ricorda di prendere sempre piccole pause bevendo un bicchiere d’acqua, facendo stretching o una passeggiata.

La tecnica Pomodoro è molto versatile e può essere personalizzata modificando la lunghezza delle sessioni o il numero di “pomodori” affinché si adattino ai lavori che devi svolgere e al tuo livello di concentrazione (ad esempio, puoi effettuare sessioni di 30-45 minuti ripetute tre volte e poi una lunga pausa). Inoltre, puoi impostare un avviso sonoro e scoprire nuovi modi per rendere le tue pause davvero rigeneranti.

Al contrario della Pomodoro, il Kaizen ha un approccio più teorico che pratico. Trattandosi in soldoni di un “cambiamento in meglio”, questa tecnica si concentra sul migliorare progressivamente il modo di pensare, organizzare, pianificare e approcciarsi alle attività da svolgere, per generare una trasformazione lenta, ma estremamente efficace.

Il Kaizen si basa su una serie di principi fondamentali, quali uniformare i processi per facilitarne la ripetizione, valutare i progressi utilizzando i dati, confrontare i risultati con gli obiettivi e trovare nuovi modi per migliorare i risultati. Potresti iniziare dalle attività settimanali che devi svolgere in ufficio, analizzandole per capire cosa ti porta via più tempo ed energia sul lavoro e trovare dei modi per migliorare questi aspetti, ad esempio diminuendo le riunioni, lavorando sulle attività da automatizzare o delegando, oppure rivedendo regolarmente i progressi effettuati nel raggiungimento degli obiettivi.

Dato che più che di una tecnica si tratta di una teoria, il Kaizen è estremamente personalizzabile. Applica i suoi principi alla tua giornata lavorativa e presto scoprirai come possono avere effetti positivi sulla tua produttività e il tuo benessere.

Originariamente teorizzato nel famoso libro di David Allen, il metodo GDT, o “Getting Things Done”, ti consente di organizzare il tuo lavoro in modo semplice e rilassato. Se devi far fronte a molti progetti di responsabilità e rapporti interpersonali diversi, il GDT è un modo efficacissimo per strutturare e classificare tutte le attività, trasformandole in azioni realizzabili con priorità definite, che rendono il sentimento di sopraffazione un ricordo del passato.

La tecnica GTD è basata su cinque principi: Capture (Raccogliere: scrivere ogni cosa, dalle attività da svolgere alle buone idee); Clarify (Precisare: frammentare le attività in una serie di azioni meno impegnative); Organize (Organizzare: assegnare categorie, priorità e scadenze); Reflect (Verificare: controllare l’elenco organizzato per scegliere la prossima attività chiave); Engage (Fare: scegliere un’azione e mettersi al lavoro).

Se desideri scoprire tutti i segreti di questa tecnica, puoi consultare un numero sterminato di blog, webinar, app per l’organizzazione e anche il libro originale. Si tratta di un sistema estremamente versatile, che ti consente di utilizzare gli strumenti che preferisci e di organizzare le tempistiche in modo molto flessibile.